表單數(shù)據(jù)的查看和處理

本節(jié)主要講解如何查看和處理通過表單收集的數(shù)據(jù)。只有團(tuán)隊(duì)內(nèi)的管理員或子賬戶可以查看和處理數(shù)據(jù)。

電腦端

入口

表單列表 > 某個表單 > 點(diǎn)擊進(jìn)入

單條數(shù)據(jù)查看

點(diǎn)擊查看按鈕可以查看單條數(shù)據(jù)。頂部的<>鍵可實(shí)現(xiàn)快速查看上一條或下一條。數(shù)據(jù)太多可以勾選“查看數(shù)據(jù)時(shí)隱藏值為空的字段” 或向左拓展顯示區(qū)域。

添加數(shù)據(jù)

有權(quán)限的用戶在后臺添加數(shù)據(jù)，支持單條添加和批量添加。點(diǎn)擊“保存后新增”可繼續(xù)添加數(shù)據(jù)。

修改數(shù)據(jù)

“保存，轉(zhuǎn)上（下）一條”可實(shí)現(xiàn)連續(xù)修改。

通常用于對外收集數(shù)據(jù)時(shí)，需要填表人自己對提交的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改的場景。比如讓填表人自己修改報(bào)名信息。勾選后，把這個鏈接發(fā)送給填表人，填表人即可完成修改。

修改完成后，請去掉此勾選，否則任何訪問此鏈接的人均可修改此條數(shù)據(jù)，可能存在數(shù)據(jù)泄露的安全隱患

標(biāo)星和已處理。每個表單都有這兩個固定字段，用于快速標(biāo)識和處理數(shù)據(jù)。

刪除數(shù)據(jù)

單條刪除、批量刪除（刪除選中的數(shù)據(jù)）、清空數(shù)據(jù),系統(tǒng)中所有需要輸入”yes”二次確認(rèn)的地方，都表示該操作不可恢復(fù)，請謹(jǐn)慎操作。

批量清空整個表單，不可恢復(fù)慎用

導(dǎo)出數(shù)據(jù)

可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)出成Excel或文本文件。勾選導(dǎo)出附件時(shí)，可以在下拉框中選擇附件中的文件命名規(guī)則選擇導(dǎo)出字段：勾選“選擇導(dǎo)出字段”后，可以指定導(dǎo)出表單中的字段。

導(dǎo)出所有數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)列表頁面，點(diǎn)擊右上角的”更多”選項(xiàng)，點(diǎn)擊”導(dǎo)出”，然后選擇導(dǎo)出數(shù)據(jù)的格式即可將所有數(shù)據(jù)導(dǎo)出到本地備份了。

如果想導(dǎo)出指定數(shù)據(jù)，需先進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選，再點(diǎn)擊”導(dǎo)出”，而不是直接列表頁勾選數(shù)據(jù)，否則導(dǎo)出的還是所有表單數(shù)據(jù)哦。

導(dǎo)出指定數(shù)據(jù)

想只導(dǎo)出部分?jǐn)?shù)據(jù)或分批導(dǎo)出數(shù)據(jù)，可以通過設(shè)置數(shù)據(jù)篩選條件，篩選出滿足條件的數(shù)據(jù)，再將查詢到的數(shù)據(jù)導(dǎo)出。

例如：想要查詢某班學(xué)生的成績，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)頁面左上角的”增加修改查詢方案”，將篩選條件設(shè)置為”學(xué)生班級”等于”一（1）班”，然后點(diǎn)擊”查詢”按鈕，這樣系統(tǒng)就會篩選出與條件相匹配的數(shù)據(jù)，然后導(dǎo)出為Excel文件即可。

數(shù)據(jù)量非常大的情況下，建議通過上述篩選方法分批導(dǎo)出數(shù)據(jù)，例如通過篩選數(shù)據(jù)ID，每次導(dǎo)出10000條。

還可以將查詢條件保存為查詢方案，這樣下次就可以直接選擇左側(cè)的查詢方案快速篩選查詢了

導(dǎo)出附件

圖片、PDF等文件往往比較大，所以目前「上傳文件」字段不支持直接導(dǎo)出到 Excel，需數(shù)據(jù)頁面單獨(dú)下載或?qū)С鰰r(shí)批量下載附件。下載好后會以TXT形式展示附件下載鏈接地址，復(fù)制地址利用迅雷等下載工具建立下載任務(wù)，來實(shí)現(xiàn)文件的批量下載。

導(dǎo)出數(shù)據(jù)時(shí)如何在Excel中顯示圖片

默認(rèn)情況下，表單大師導(dǎo)出的Excel中，文件和圖片都是以鏈接形式顯示。當(dāng)圖片較多時(shí)，一張一張點(diǎn)擊查看非常麻煩。本文教你如何在Excel中直接顯示圖片。如下圖所示：

全文以O(shè)ffice Excel2007為例，其它版本大同小異。

• 第1步：導(dǎo)出數(shù)據(jù)

在表單大師后臺，導(dǎo)出數(shù)據(jù)。注意，不要選擇“導(dǎo)出附件”。

• 第2步：調(diào)整圖片列的列寬和行高

調(diào)整列寬和高度。下一步插入圖片時(shí)，圖片寬度等于對應(yīng)列的列寬，高度按圖片大小等比縮放。

• 第3步：創(chuàng)建宏

打開上一步導(dǎo)出的Excel，在開發(fā)工具->宏 中輸入”InsertPictures”，創(chuàng)建一個宏。

• 第4步：粘貼如下宏代碼

注意，此段代碼包含兩個功能。InsertPictures用于向Excel中插入圖片，DeleteAllPictures用于將Excel中的所有圖片清除。

Sub InsertPictures()
    Dim userInput As String
    Dim cell As Range
    Dim pic As Object
    Dim picUrl As String
    Dim tempFilePath As String
    Dim urlRange As Range
    Dim imageData() As Byte
    Dim httpRequest As Object
    
    userInput = InputBox("區(qū)域內(nèi)鏈接的圖片將會被插入到Excel中，區(qū)域外的鏈接將會被忽略。輸入格式如：F2:H15。", "請輸入包含圖片鏈接的區(qū)域", "F2:H15")
    Set urlRange = Range(userInput)
    
    For Each cell In urlRange
        If InStr(cell.Formula, ".jpg") > 0 Or InStr(cell.Formula, ".png") > 0 Or InStr(cell.Formula, ".gif") > 0 Then
            picUrl = ExtractHyperlinkAddress(cell.Formula)

            Set httpRequest = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
            httpRequest.Open "GET", picUrl, False
            httpRequest.send
            imageData = httpRequest.responseBody
            
            tempFilePath = Environ("TEMP") & "\temp_image.jpg"
            Open tempFilePath For Binary As #1
            Put #1, , imageData
            Close #1
    
            Set pic = ActiveSheet.Pictures.Insert(tempFilePath)
            With pic
              .ShapeRange.LockAspectRatio = msoTrue
              .Top = cell.Top
              .Left = cell.Left
              .Width = cell.Width
            End With
        End If
    Next cell
    
    MsgBox ("執(zhí)行成功")
End Sub

Function ExtractHyperlinkAddress(formulaString As String) As String
    Dim startPos As Integer
    Dim endPos As Integer
    startPos = InStr(formulaString, "(") + 2
    endPos = InStr(startPos, formulaString, ",") - 1
    ExtractHyperlinkAddress = Mid(formulaString, startPos, endPos - startPos)
End Function

Sub DeleteAllPictures()
    Dim shp As Shape
    For Each shp In ActiveSheet.Shapes
        If shp.Type = msoPicture Then
            shp.Delete
        End If
    Next shp
    
    MsgBox ("所有圖片已清空")
End Sub
Copy to clipboardErrorCopied

• 第5步：運(yùn)行

保存后，關(guān)閉宏編輯窗口，返回Excel。再依次點(diǎn)擊“開發(fā)工具->宏->InsertPictures->執(zhí)行”，執(zhí)行時(shí)需要輸入包含圖片鏈接的區(qū)域，本例中為F2:H15。

• 可能的問題

1.看不到“開發(fā)工具”菜單？

進(jìn)入Excel選項(xiàng)->常用->在功能區(qū)顯示“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡。

2.“宏”菜單灰色顯示，無法點(diǎn)擊？

重新運(yùn)行Office安裝程序，選擇“添加或刪除功能”，第二步將 Microsoft Office Excel、Office共享功能、Office工具全部選擇“在本機(jī)運(yùn)行全部程序”，然后點(diǎn)擊繼續(xù)。

重新安裝完成后，在Excel選項(xiàng)->信任中心->信任中心設(shè)置 中勾選“啟用所有宏” 和“信任對VBA工程對象模板的訪問”。

3.如何清空所有圖片？

如果執(zhí)行后，發(fā)現(xiàn)圖片大小或位置有問題，可以執(zhí)行另一個宏“DeleteAllPictures”，將所有插入的圖片一鍵刪除。調(diào)整圖片列的列寬和行高后，再重新執(zhí)行插入操作。

4.過一段時(shí)間后插入圖片失?。?/p>

因?yàn)閳D片存儲在我們的服務(wù)器上，做了防盜鏈處理，所以每次導(dǎo)出后訪問圖片的時(shí)間只有30分鐘，如果超過這個時(shí)間，重新導(dǎo)出后再執(zhí)行上述操作即可。

導(dǎo)入數(shù)據(jù)

與數(shù)據(jù)導(dǎo)出路徑相似，選擇“數(shù)據(jù)頁面>>更多>>導(dǎo)入”，數(shù)據(jù)導(dǎo)入按鈕就在導(dǎo)出的下方。

點(diǎn)擊彈出頁面右下角的”下載導(dǎo)入模板”，然后將自己準(zhǔn)備好的Excel文件數(shù)據(jù)粘貼進(jìn)來，確保數(shù)據(jù)格式規(guī)范。

當(dāng)然你也可以直接導(dǎo)入自己準(zhǔn)備好的Excel文件，但需注意以下幾點(diǎn)：

① Excel的標(biāo)題名稱必須和表單的字段標(biāo)題一致，數(shù)據(jù)在第一個Sheet中，沒有合并單元格，并且Excel文件大小不超過1MB

② 確保Excel中的數(shù)據(jù)量不超過您當(dāng)前版本本月可用的數(shù)據(jù)量，數(shù)據(jù)量可在賬戶頁面查看

③ Excel中的單元格格式必須與表單字段的類型相吻合，如表單中含日期、數(shù)字字段，則Excel對應(yīng)單元格格式應(yīng)為數(shù)值、日期

④ 必填字段需確保Excel相應(yīng)的單元格是有數(shù)值的，空的單元格導(dǎo)入則字段數(shù)據(jù)會為空哦

⑤ 序號即數(shù)據(jù)ID是無法導(dǎo)入的，導(dǎo)入數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)會自動給數(shù)據(jù)生成唯一ID

⑥ 確保Excel無格式設(shè)置，空白行、列盡量刪除，不然會導(dǎo)入空白數(shù)據(jù)造成賬戶數(shù)據(jù)量的浪費(fèi)

Excel文件準(zhǔn)備好后，點(diǎn)擊”文件導(dǎo)入>>預(yù)覽導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，可以自定義選擇導(dǎo)入字段。

最后確認(rèn)無誤，點(diǎn)擊”導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，即可將Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入到表單中。

「上傳文件」字段不支持附件直接導(dǎo)入到表單中，如想批量導(dǎo)入圖片、文件，則需聯(lián)系客服開通增值服務(wù)處理。

群發(fā)提醒

如果表單中添加了手機(jī)號或郵件字段，可以針對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行群發(fā)郵件和群發(fā)短信。群發(fā)前需要創(chuàng)建好郵件模板和短信模板，并通過運(yùn)營商的審核。

打印

提供普通打印、自定義打印和word模板打印三種打印方式。

需要先設(shè)置Word模板才可打印

發(fā)表評論

可以對單條數(shù)據(jù)發(fā)表評論，添加備注說明。主要用于客戶跟進(jìn)、事務(wù)處理等場景。

表格設(shè)置

左移、右移、置于首列、升序、降序、對齊方式、凍結(jié)、可編輯（直接在表格中編輯），分頁大小。

表格設(shè)置存儲在電腦本地的緩存中，只需要設(shè)置一次，下次不用重新設(shè)置，但換一臺電腦或清除瀏覽器緩存后需要重新設(shè)置

手機(jī)端

手機(jī)端功能相比電腦端要簡單很多，主要用于隨時(shí)隨地查看數(shù)據(jù)。只能查看、修改、刪除單條數(shù)據(jù)。手機(jī)端可以通過電腦端創(chuàng)建的數(shù)據(jù)視圖快速查看數(shù)據(jù)，但是不能在手機(jī)端創(chuàng)建數(shù)據(jù)視圖。

入口

關(guān)注表單大師公眾號 > 小程序 > 點(diǎn)擊某個表單進(jìn)入